¿Te has preguntado cuál fue la primera implementación relevante de la tecnología en el sector restaurantero? El mérito se lo llevan las entregas a domicilio que surgieron en la década de los 50. Las personas podían llamar a sus restaurantes favoritos y pedir que llevaran los platillos a sus hogares, ahorrándose largas filas y disfrutando de los tiempos de espera con más comodidad.

Con el paso de los años, así como han ido surgiendo nuevas tecnologías, los negocios de comida encontraron la forma de adaptarlas a su operación. El surgimiento del internet presentó un nuevo panorama de adaptación para mantenerse competitivos e incluso los restaurantes más reacios al cambio tuvieron que aceptarlo con la pandemia de COVID-19 en 2020.

Pero a pesar de los beneficios que la tecnología ofrece a los restaurantes en cuanto a operación y servicio al cliente, para 2023 sólo 10% de los restaurantes en México estaban digitalizados, siendo que entonces existían más de 600,000 establecimientos.

Si ese es tu caso, exploremos las razones por las que vale la pena integrar solucione digitales en la operación de tu negocio.

Retos operacionales en restaurantes modernos

Los restaurantes, sin importar su tamaño, enfrentan una serie de retos operativos que dificultan su eficiencia diaria. Uno de los problemas más comunes es la mala gestión del inventario, lo que puede provocar tanto escasez como exceso de productos, generando pérdidas económicas. 

Otro desafío importante es la supervisión inconsistente del personal, especialmente en establecimientos con múltiples turnos y equipos grandes, donde la comunicación puede fallar con facilidad o la gran cantidad de empleados que circulan en los almacenes facilita el robo hormiga de inventario. 

A esto se suman las normas de salud y seguridad, que evolucionan constantemente y requieren una adaptación rápida y precisa.

Tradicionalmente, muchos restaurantes han dependido de sistemas basados en papel o herramientas digitales fragmentadas, lo que lleva a duplicación de datos, errores humanos y dificultad para mantener registros actualizados. 

Estos métodos dificultan la toma de decisiones informadas y aumentan la carga operativa del personal administrativo, sin mencionar que aumentan de forma progresiva los gastos del restaurante al tener que adquirir constantemente papel y otros materiales para generar los registros que, además de todo, son más vulnerables al robo y alteración.

Aquí es donde entran las soluciones de gestión digital. Estas herramientas ofrecen un enfoque estructurado para enfrentar los retos mencionados, proporcionando una visión clara y en tiempo real del estado del restaurante. Al automatizar procesos y centralizar la información, los errores disminuyen y el control general mejora significativamente.

La importancia de la integración de soluciones digitales para el manejo de restaurantes

Cada vez más, los restaurantes están adoptando plataformas digitales integradas para conectar todos los aspectos de su operación. Estas soluciones permiten centralizar funciones como la toma de pedidos, el control de inventario, la programación de empleados y el análisis del comportamiento del cliente, en un solo sistema unificado.

Por ejemplo, imagina un restaurante en su hora pico: las mesas están llenas, los meseros corren de un lado al otro entregando pedidos y tomando comandas, hay gente afuera esperando en la fila que se desocupe una mesa para poder entrar.

Si fuera un restaurante tradicional que se sigue manejando principalmente con libretas de papel y carpetas para registrar las mesas disponibles, es probable que varios clientes que estaban esperando en la fila se retiren por los prolongados tiempos de espera, los que están esperando sus pedidos se retiren insatisfechos y, además de todo, se crea un caos en la cocina y los meseros están tan saturados que cometen errores.

Aún más grave, al terminar el día, el dueño del restaurante no tiene forma de saber cuántos ingresos hubo porque se perdieron (o llevaron) tickets, además de que el proceso para calcular las ganancias y el ticket promedio de los clientes con lo que tiene a la mano se extiende largas horas.

En cambio, si el restaurante cuenta con un sistema de manejo digital para la operación de su negocio, podría utilizar sus distintas herramientas para acelerar los tiempos de producción y evitar los tiempos de espera, por ejemplo:

• Sistema de reservas en línea: Los clientes pueden apartar sus mesas con antelación desde una app o página web y evitan esperar largas horas en una fila para entrar al restaurante.
  
• Comandero digital: Esta herramienta se sincroniza a dispositivos móviles como tablets y smartphones, muestra el menú completo del restaurante para que los meseros seleccionen específicamente los platillos y bebidas que los clientes piden.
  
• Pantallas: Se colocan en la cocina y están conectadas con los comanderos. Los pedidos aparecen conforme van llegando y el equipo de cocina puede actualizar en tiempo real el estatus de los mismos conforme se van preparando o si ya están listos para servir.
  
• Turnos de caja: Se abren al inicio del día con una cantidad fija y se cierran al terminar para calcular los ingresos del día.
  
• Reportes de venta: Te indican las horas de mayor actividad, los métodos de pago más utilizados, los platillos más pedidos, los ingresos del día (independientemente si fue ese mismo día, una semana o un mes atrás).
  

Otro beneficio clave de las soluciones digitales para restaurantes es la mejora en el cumplimiento normativo y la protección de datos, ya que muchas de estas soluciones cuentan con mecanismos de seguridad integrados que cumplen con los estándares legales actuales.

El impacto y eficiencia en la seguridad

Una de las principales ventajas de las soluciones digitales es el seguimiento en tiempo real de ventas e inventario. Esto permite a los gerentes detectar rápidamente anomalías, como la desaparición de productos, ventas fuera de horario o diferencias entre el inventario físico y el registrado. También se mejora la toma de decisiones, al contar con información actualizada al momento.

En el ámbito financiero, la seguridad en las transacciones es otro punto fuerte. Los sistemas digitales cuentan con cifrado de datos y protección contra accesos no autorizados, reduciendo el riesgo de fraudes o pérdidas por errores en el cobro.

Por último, la transparencia en la supervisión del personal también se ve beneficiada. Las herramientas digitales permiten saber quién hizo qué y cuándo, lo que mejora la asignación de responsabilidades y facilita resolver conflictos internos.

Además, digitalizar la gestión de un restaurante no solo optimiza las operaciones, también mejora notablemente la seguridad y supervisión del negocio. Los métodos tradicionales, como las hojas de cálculo o los registros en papel, son propensos a errores, manipulaciones y pérdida de información. 

En cambio, los entornos digitalizados proporcionan un nivel de transparencia y control más sólido y constante.

Aún cuando los reportes de tu restaurante y los datos de tus clientes y/o personal se almacenen en la nube, existen distintos métodos para proteger esta información, siendo algunas de ellas:

• Cifrado de datos: Es el proceso de convertir un texto plano en un texto codificado para que no sea fácilmente legible para cualquiera. Para poder leerlos es necesario utilizar una clave de descifrado.
  
• Verificación en dos pasos: Es un tipo de configuración en el que se sincroniza una herramienta adicional que envía un código único cada vez que se quiere acceder a una plataforma digital.
  
• Generador de contraseñas: Un error muy común que se comente es utilizar la misma contraseña en distintos sitios, principalmente porque recordar múltiples contraseñas a la vez puede ser complicado. Si es tu caso, puedes utilizar generadores de contraseñas y guardarlas en plataformas como 1password (que a su vez necesita de una contraseña para poder acceder a las demás).
  

Ahora, es probable que te preguntes “¿Cuántos tipos de software y herramientas tecnológicas necesito para digitalizar mi restaurante?” te alegrará saber que los aspectos antes mencionados pueden concentrarse en una sola: un sistema punto de venta para restaurantes.

Sistemas punto de venta ¿Una solución especializada?

Los sistemas punto de venta (POS por sus siglas en inglés) son una parte fundamental del ecosistema digital en un restaurante moderno. Estos sistemas no se limitan a registrar ventas; son herramientas completas que facilitan el procesamiento preciso de pedidos, la gestión eficiente de mesas y la captura de datos en tiempo real.

Por ejemplo, la solución PDV para restaurantes con Poster POS, permite tomar comandas desde una tablet o smartphone, la cual se envía directamente a cocina a través de tickets impresos o con los pedidos apareciendo en pantallas, pero además de eso, actualiza el inventario al momento y permite hacer modificaciones a los platillos para que queden al gusto del cliente.

En cuanto a temas administrativos, cuenta con un apartado de Nómina para revisar las horas trabajadas por los miembros de tu equipo, la función ABC te muestra los platillos que tienen un mejor rendimiento y los reportes de venta te dan un panorama detallado del rendimiento del día, independientemente del mes o año.

En cuanto a temas de seguridad, solamente el dueño del negocio puede acceder a la plataforma principal y agregar cuentas con claves únicas para que los meseros y equipos administrativos puedan acceder a los turnos de caja y los comanderos móviles.

Las mejores prácticas para implementar tecnología en tu restaurante

Para integrar con éxito soluciones digitales en un restaurante, es clave una implementación estratégica, por lo que puedes guiarte de los siguientes puntos: 

1. Comienza capacitando exhaustivamente al personal en el uso de nuevas herramientas, asegurando que cada miembro del equipo comprenda su utilidad y beneficios.
   
2. Si tienes datos guardados en tu PC como registros de venta, información de trabajadores y clientes, inventario y menú, es posible migrar toda esta información a tu software punto de venta. Contacta al equipo de soporte para que te brinden una mejor guía sobre cómo llevarlo a cabo.
   
3. Mantén tu sistema punto de venta actualizado para aprovechar nuevas herramientas y seguir trabajando con un software ágil.
   
4. Evalúa el desempeño de tu restaurante y la satisfacción de tus empleados y trabajadores a partir de que integraste esta solución digital. Siempre hay puntos que se pueden mejorar para seguir fortaleciendo tu restaurante.
   

La combinación de estos elementos ayuda a que la integración digital no solo sea exitosa, sino también sostenible a largo plazo.

Entendemos que hacer una transición a las herramientas digitales puede ser intimidante, especialmente si te encuentras con sistemas complicados de usar. Este cambio no tiene que ser complicado, ya que existen softwares amigables como Poster POS que ofrecen un procesos de digitalización más sencillo que otras soluciones.

Considera también que cada constantemente estarán apareciendo otras herramientas que pueden servirle a tu negocio. Y muy importante: no por integrar tecnología a tu negocio significa que se está perdiendo su esencia, al contrario, las soluciones digitales son una oportunidad para seguir compartiendo la experiencia y sabores que ofrece tu restaurante con más personas.