El director de proyecto es un papel difícil de desempeñar, y aún más difícil de ejecutar. Tanto es así que muchas empresas tienen dificultades para encontrar a la persona adecuada para el puesto. No es de extrañar: el puesto es un reto y requiere un conjunto especial de habilidades.
De hecho, según un informe del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), en 2016 solo el 34% de los gestores de proyectos tenían un dominio suficiente de las prácticas esenciales de gestión de proyectos. Si trabajas como gestor de proyectos, o supervisas uno como parte de tus responsabilidades laborales, aquí tienes algunos consejos que te facilitarán el trabajo.
¿Qué es un gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos supervisa y gestiona la ejecución de un proyecto concreto. Puede tratarse del lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la ampliación de una empresa existente o una iniciativa de cambio en una organización.
El gestor de proyectos es responsable del éxito del proyecto y debe gestionar las distintas partes interesadas, las personas, los departamentos y los procesos internos implicados para cumplir los objetivos del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
El gestor de proyectos también puede denominarse gestor de programas o director de programas, dependiendo de la organización, el sector y el tipo de proyecto.
Algunas de las principales responsabilidades de un director de proyecto son establecer los objetivos del proyecto y definir el alcance del trabajo contenido en el mismo, crear un plan de proyecto detallado, programar las tareas y los recursos del proyecto, supervisar y analizar el progreso, gestionar los riesgos, supervisar la obtención de recursos y garantizar que el proyecto se ajusta al presupuesto establecido.
Responsabilidades del gestor de proyectos
Una de las responsabilidades más importantes de un gestor de proyectos es reunir a las partes interesadas, alinear sus expectativas y crear una visión compartida del proyecto.
Un director de proyecto es responsable de mantener la salud del equipo del proyecto y de garantizar que los miembros del equipo estén comprometidos y progresen hacia sus objetivos.
Para ello, es necesario que el director de proyecto desarrolle relaciones sólidas con el equipo y las partes interesadas, se comunique con ellos de forma regular y eficaz, y dé ejemplo siendo proactivo, organizado y gestionando bien su tiempo. Un director de proyecto también es responsable de supervisar y controlar el progreso, los costes y los riesgos del proyecto.
Los gestores de proyectos deben asegurarse de que el proyecto cumple sus objetivos y de que las partes interesadas están satisfechas con sus experiencias. Deben ser capaces de reconocer cualquier problema a tiempo y tomar medidas para corregirlo antes de que se convierta en un problema mayor. Cuando surgen problemas, un director de proyecto debe ser capaz de responder de manera eficaz para mantener el proyecto en marcha.
Competencias del gestor de proyectos
Como ocurre con la mayoría de los puestos de trabajo, las competencias específicas requeridas para los gestores de proyectos pueden variar en función del sector, el tipo de proyecto y la organización, pero hay algunas habilidades que son esenciales para cualquier gestor de proyectos con éxito.
Según el Project Management Institute, los gestores de proyectos deben tener las siguientes competencias:
– Pensamiento estratégico y resolución de problemas: Los gestores de proyectos deben ser capaces de entender los objetivos de la organización para el proyecto y cómo el proyecto encaja en la organización en su conjunto. También deben ser capaces de identificar posibles problemas y crear soluciones para gestionarlos.
– Habilidades interpersonales y de comunicación: Un director de proyecto debe ser capaz de comunicarse eficazmente con las partes interesadas del proyecto, los miembros del equipo y otras partes relevantes. Debe ser capaz de trabajar bien con personas de diferentes orígenes y entender sus necesidades y preocupaciones.
– Gestión del tiempo y organización: Los directores de proyecto deben saber cómo gestionar eficazmente su tiempo, el de los miembros de su equipo y el de los interesados en el proyecto. También deben ser lo suficientemente organizados como para hacer un seguimiento de las distintas informaciones y tareas relacionadas con el proyecto.
Funciones y tareas de un director de proyecto
Dada la variada naturaleza de las tareas y responsabilidades de un gestor de proyectos, puede ser útil desglosarlas en algunas categorías diferentes.
Esto puede ayudarle a comprender mejor lo que hace su gestor de proyectos y cómo puede apoyarlo mejor.
– Visión y estrategia – Como se ha señalado anteriormente, un gestor de proyectos debe ser capaz de entender los objetivos de la organización para el proyecto y cómo el proyecto encaja en la organización en su conjunto. También debe ser capaz de identificar posibles problemas y crear soluciones para gestionarlos.
– Comunicación y colaboración – Un director de proyecto debe ser capaz de comunicarse eficazmente con las partes interesadas del proyecto, los miembros del equipo y otras partes relevantes. Debe ser capaz de trabajar bien con personas de diferentes orígenes y entender sus necesidades y preocupaciones.
– Gestión de recursos – Esto incluye la gestión y programación de recursos humanos, financieros y de otro tipo.
– Gestión de riesgos – Un director de proyecto debe ser capaz de identificar los riesgos asociados al proyecto y crear un plan para mitigarlos.
Definir funciones y responsabilidades claras
Una de las cosas más importantes que puede hacer como gestor es definir claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo. Debería hacerlo al principio del proyecto, y volver a revisar el documento de vez en cuando a medida que el proyecto avanza.
Esto es esencial para el buen funcionamiento de su equipo. Y lo que es más importante, le permitirá detectar a tiempo posibles problemas y cortarlos de raíz antes de que se conviertan en problemas importantes. Hay varias formas de hacerlo.
La más común es crear un organigrama del proyecto. Esto le permitirá ver las relaciones entre los miembros del equipo y los departamentos. También puede crear una tabla con el nombre de cada miembro del equipo, su función en el proyecto y su nivel de autoridad (si procede).
Otro método es crear un documento que describa el papel de cada miembro del equipo y las tareas que lo acompañan. Esto te permitirá ser tan detallado como quieras, proporcionando una imagen clara de lo que cada persona es responsable.
Comunicar, comunicar, comunicar
Ser un gestor de proyectos de éxito consiste, en gran parte, en ser un buen comunicador. De hecho, las habilidades de comunicación son tan importantes que el PMI las ha incluido entre sus competencias básicas para los gestores de proyectos.
El tipo de comunicación que se realiza varía de un proyecto a otro. Sin embargo, en general, los gestores de proyectos con éxito son comunicadores constantes y frecuentes.
Esto es importante por varias razones. En primer lugar, muestra a los miembros de su equipo que se preocupa por lo que están haciendo y que su trabajo es importante para el éxito general del proyecto.
En segundo lugar, le permite detectar los posibles problemas a tiempo y cortarlos de raíz antes de que se conviertan en problemas importantes.
Por último, demuestra a los miembros de su equipo que confía en ellos para que realicen su trabajo con éxito. Si los controla constantemente, parecerá que no cree que puedan realizar sus tareas.
Sea transparente con su equipo
Ser transparente con los miembros de tu equipo te ayudará a crear confianza con ellos y a tener éxito como gestor de proyectos. Esto no significa que tengas que compartir todos los detalles del proyecto con los miembros de tu equipo, pero hay algunas áreas en las que la transparencia es crucial.
Por ejemplo, al contratar a nuevos miembros del equipo, es importante ser transparente sobre las condiciones de su empleo. ¿Cuáles son sus condiciones salariales y de remuneración (incluidas las prestaciones)? ¿Cuál es su horario de trabajo? ¿Cuál es su horario de trabajo? ¿Cuáles son sus funciones en el proyecto? ¿Cuáles son sus objetivos en este proyecto? También es importante ser transparente con respecto a las expectativas del proyecto y a determinados hitos del mismo.
¿Cuándo se completará el proyecto? ¿Cuál es el presupuesto y las expectativas financieras del proyecto? ¿Cuáles son los riesgos y consideraciones del proyecto? ¿Cuáles son los procesos y procedimientos de gestión del proyecto? ¿Cuál es el plan de comunicación del proyecto? También es importante ser transparente con los miembros del equipo del proyecto cuando cometen errores, para que sepan que formaron parte del equipo que cometió un error y sepan cómo corregirlo.
Establecer expectativas realistas
Como gestor de proyectos, tienes cierta autoridad sobre los miembros de tu equipo. También puedes establecer expectativas para ellos y sus funciones. Sin embargo, no puedes establecer expectativas poco realistas para ellos.
Por ejemplo, puede establecer un objetivo para que los miembros del equipo del proyecto realicen 50 llamadas al día. Sin embargo, si los miembros del equipo son representantes de ventas, sería poco realista esperar que hagan 50 llamadas al día.
En lugar de establecer expectativas poco realistas, puede establecer expectativas realistas basadas en lo que los miembros del equipo del proyecto pueden lograr. En lugar de establecer un objetivo de 50 llamadas al día, puede decidir establecer un objetivo de contactar con 10 clientes potenciales al día. Esta es una expectativa más realista que los miembros del equipo pueden alcanzar.
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Tecnología para facilitarle las cosas a usted y a su equipo
Como gestor de proyectos, puedes utilizar la tecnología para facilitar tu vida y la de los miembros de tu equipo. Por ejemplo, puedes utilizar un software de gestión de proyectos para ayudarte a gestionar el calendario y las tareas del proyecto.
Esto le permitirá seguir el progreso del proyecto y comunicarse con los miembros del equipo a través de la plataforma.
