Contar con un sistema de gestión de riesgos eficiente y bien estructurado, que sea proactivo en lugar de reactivo, es esencial para las organizaciones. Este proceso no solo implica la identificación y tratamiento de riesgos, sino también la capacidad de predecir y calcular posibles daños potenciales. No obstante, implementar un sistema con estas características representa un desafío debido a su complejidad.
En este artículo, hablaremos de los sistemas de gestión de riesgos, incluyendo qué son, cómo funcionan, qué beneficios tienen y qué metodologías se pueden utilizar para crearlos.
¿Qué es la gestión de riesgos?
La gestión de riesgos es el proceso mediante el cual se reconocen, examinan y abordan los factores de riesgo a lo largo de la existencia de una organización en un esfuerzo por lograr sus objetivos a corto, mediano y largo plazo.
La identificación, cuantificación y predicción de impactos de riesgos son objetivos de los sistemas de gestión de riesgos. Estos riesgos se clasifican como aceptables o inaceptables en función de si es práctico operar con ellos o no, o si eliminarlos tendrá un efecto mayor que introducirlos en primer lugar. Esta clasificación generalmente depende del criterio del director del proyecto.
Por lo general, un sistema de gestión de riesgos puede mejorar en gran medida otros sistemas, como la organización, la planificación, el control de costos y la elaboración de presupuestos, cuando se configura como un proceso continuo y disciplinado.
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¿Qué no implica gestionar riesgos?
Es necesario seguir cada uno de los pasos que componen la gestión de riesgos, en la medida que es un proceso. Por lo tanto, identificar el riesgo o predecir sus efectos no es gestión de riesgos si se hace de forma independiente; el riesgo sólo se gestiona cuando pasa por todo el proceso.
La eliminación de todas las amenazas potenciales a las que una organización pueda estar expuesta no es un objetivo de la gestión de riesgos. La reducción de ciertos riesgos que se deben asumir para acercar su negocio al logro de sus objetivos es uno de los principales focos de la gestión de riesgos. Esto sugiere que la empresa crea un sistema que le permite lograr un equilibrio entre los objetivos de crecimiento, rentabilidad y riesgos asociados.
¿Qué es un sistema de gestión de riesgos?
Un Sistema de Gestión de Riesgos representa la consolidación del proceso de gestión de riesgos de manera que abarque todas sus etapas, sea repetible y se aplique de manera transversal a todos los procesos de la organización. Además, cuando la gestión de riesgos se integra en un sistema, permea a todos los demás sistemas de la organización. De esta manera, no solo se gestionan los riesgos a nivel global, sino también a nivel de cada área específica. Este enfoque permite que la gestión deje de ser reactiva ante los eventos y adopte una perspectiva proactiva y predictiva.
Existen dos perspectivas principales desde las cuales se desarrollan los Sistemas de Gestión de Riesgo: GRC (Governance, Risk Management, and Compliance) y ERM (Enterprise Risk Management). No son perspectivas diametralmente opuestas, pero sí presentan diferencias significativas que es necesario comprender y tener en cuenta al desarrollar un Sistema de Gestión de Riesgos.
Perspectiva GRC
El término en inglés Governance, Risk management and Compliance se refieren a una amplia gama de iniciativas organizacionales que utilizan estas tres disciplinas para tratar de garantizar el logro de objetivos a corto y largo plazo.
El método convencional clasifica los componentes de GRC como un grupo de componentes separados. Por lo tanto, cada elemento (riesgo, cumplimiento y cada aspecto de la gobernanza (auditoría, seguridad de TI, gestión de políticas)) opera como una entidad separada con sus propios profesionales, expertos en la materia y directores.
Recientemente, los programas de GRC han comenzado a alejarse de este enfoque compartimentado y han comenzado a operar desde una perspectiva empresarial. Esto mantiene el programa alineado con las soluciones de gestión de riesgos de la organización, cuyo objetivo es reducir el aislamiento de las unidades, eliminar redundancias y abordar otros problemas que podrían generar ineficiencias.
Perspectiva ERM
Desde esta perspectiva, el objetivo final es precisamente el mismo: asegurar el logro de los objetivos de la organización. La distinción principal con respecto a la perspectiva GRC radica principalmente en que la perspectiva ERM abarca todas las áreas de exposición al riesgo dentro de la organización, tales como las áreas financiera, operativa, de informes, cumplimiento, gobernanza, estratégica y reputacional, entre otras.
Por lo tanto, el Enterprise Risk Management se encarga de cada función, incluyendo gobernanza y cumplimiento, y las enmarca en un enfoque de análisis unificado. Este enfoque común implica la identificación y el establecimiento de una serie de objetivos, requisitos y riesgos fundamentales que son compartidos por cada unidad de la organización. Asimismo, facilita la documentación de estrategias de mitigación y permite evaluar su eficacia. De esta manera, los programas que siguen la metodología ERM promueven el desarrollo de una cultura empresarial orientada hacia la gestión de riesgos.
Cuando cada departamento tiene la capacidad de utilizar su propia herramienta de evaluación de riesgos, elaborar informes de riesgos y diseñar controles, al mismo tiempo que se garantiza el acceso de las partes interesadas pertinentes, se simplifica la identificación y eliminación de duplicación de esfuerzos.
Además, algunos riesgos tienen implicaciones que afectan a varias áreas, lo que significa que ciertas medidas de mitigación pueden beneficiar a más de un departamento. Con la metodología ERM, por ejemplo, los responsables de cumplimiento pueden estar al tanto de las iniciativas beneficiosas, incluso si estas se originaron en operaciones.
¿Cuál es el procedimiento para la gestión de riesgos?
Actualmente vivimos en un mundo VUCA (Volatilidad, Incertidumbre, Complejidad y Ambigüedad) de incertidumbre, incertidumbre, confusión y ambigüedad. Por esta razón, los cambios son grandes y obligan a las personas y a las organizaciones a aumentar su capacidad de respuesta rápida.
Ante esta combinación, es importante crear diferentes conceptos que reflejen la aplicación de métodos para determinar el nivel de vulnerabilidad relacionado con el número de personas vulnerables o peligrosas, que afectarán el avance del trabajo a realizar. gestión.
De esta manera, la organización encontrará un papel fuerte para fortalecerse en tres áreas de continuidad del negocio:
1. Preparación: Durante esta etapa las organizaciones crean y ponen en práctica planes de acción que les permitan defenderse a través de la definición, implementación y ejecución de simulacros y pruebas. Como resultado, aumentan su capacidad de recuperación a las condiciones normales de funcionamiento.
2. Respuesta: Los riesgos se manifiestan durante esta etapa y se ponen en acción todos los protocolos y planes que se planificaron durante la etapa de preparación. Por eso se le llama «el momento de la verdad».
3. Recuperación: Después de la contingencia, la organización debe regresar a sus procedimientos operativos habituales.
En el proceso de gobernanza, diversos organismos internacionales han elaborado documentos de referencia que incluyen las mejores prácticas en la empresa para fortalecer la gobernanza, entre ellos: COSO ERM 2017, ISO 31000:2018, ISO 31022:2020, ISO/IEC 27005:2018, Norma ISO 22301:2019.
10 beneficios de un sistema de gestión de riesgos
Un sistema integral de gestión de riesgos tiene muchas ventajas y beneficios para su negocio en varios niveles. Entre otras cosas, un sistema de gestión de riesgos le permite:
- Se deben identificar, controlar y proyectar los riesgos y amenazas a los que está expuesto su negocio.
- Fomentar una gestión proactiva.
- Mejorar la presentación de informes obligatorios y voluntarios.
- Combine enfoques proactivos, adaptables y dinámicos para manejar incidentes y cambios organizacionales.
- Incrementar la integridad y confiabilidad de las partes.
- Crear un plan estratégico que apoye y mejore la toma de decisiones.
- Asigne recursos para la gestión de riesgos y utilícelos sabiamente.
- Incluso ante incertidumbres, garantizar el cumplimiento de los objetivos y el funcionamiento de la organización.
- En tiempos de emergencia, mantenga seguras y operativas las operaciones vitales de su empresa.
- En caso de incidente, minimice la interrupción de las operaciones y el tiempo de recuperación.
¿A qué problemas se enfrenta un sistema de gestión de riesgos?
Cuando se decide implementar un Sistema de Gestión de Riesgos en su organización, se enfrentará a ciertos desafíos que deberá superar para asegurar el éxito de la implementación. Identificar claramente estos desafíos le permitirá prestarles especial atención y estar preparado para superarlos.
El primer desafío crítico es establecer una auténtica cultura de gestión de riesgos dentro de la organización. Para que el Sistema de Gestión de Riesgos tenga éxito, es esencial que cada miembro del equipo reflexione y comprenda claramente su papel en el proceso.
Concienciar a todos los miembros sobre la importancia de seguir de cerca los riesgos en cada proceso, llevar un registro de eventos, evaluar constantemente la eficacia de los controles y determinar cuáles controles son esenciales para mitigar realmente los riesgos no es una tarea sencilla. Esta labor puede facilitarse mediante la adopción de un Software de Gestión de Riesgos que brinde una visualización clara y permita asignar responsabilidades de manera efectiva.
Otro aspecto crucial es la coordinación entre las diferentes áreas al implementar el Sistema de Gestión de Riesgos. Todas las áreas de una organización son vulnerables y enfrentan riesgos, y muchas veces estos riesgos están interconectados y se consolidan en un riesgo global para toda la organización.
Aunque descentralizar los procesos puede parecer una forma de agilizarlos y hacerlos más eficientes, la descentralización de la información puede representar un problema para su Sistema de Gestión de Riesgos. Esto podría llevar a que los procesos no se asignen ni distribuyan adecuadamente, lo que haría que dejen de ser supervisados y que sea imposible mantener la información actualizada.
Además, para analizar un sector o contexto específico, contar con toda la información en un solo lugar es fundamental para comprender la importancia de los procesos involucrados y considerar los riesgos como un conjunto en lugar de casos aislados y dispersos en distintas unidades de la organización. Realizar un análisis fiable se vuelve inviable cuando se necesita recopilar información de cada contexto por separado.
Entonces, ¿cómo lograr un equilibrio entre descentralización y centralización? Una excelente solución para distribuir las acciones, descentralizar el manejo de los riesgos y formalizar las responsabilidades sin perder la centralización de los datos es la implementación de un Software de Gestión de Riesgos. Esta herramienta le permitirá estructurar su Sistema de Gestión de Riesgos en diferentes pilares, pero manteniendo una plataforma integrada y estandarizada.
La gestión de riesgos abarca toda la empresa, y desde una perspectiva operativa, esto debe reflejarse en el sistema utilizado para llevar a cabo las acciones. Por lo tanto, a continuación, describiremos las ventajas que puede ofrecer la implementación de un Software de Gestión de Riesgos en su Sistema de Gestión de Riesgos.
¿Qué implica el software de gestión de riesgos?
La metodología, los procedimientos organizacionales y las leyes que las empresas deben seguir en este sistema están alineados con el uso de software de gestión de riesgos, que ayuda en la identificación, gestión y reducción de amenazas dentro de una organización.
Los principales beneficios de este enfoque sobre las metodologías basadas en hojas de Excel para esta tarea son el menor riesgo de error humano y la seguridad de evitar la tediosa tarea de desarrollar numerosas fórmulas para calcular el impacto. Estas características garantizan la optimización de cada etapa del proceso.
¿Por qué es ventajoso el software de gestión de riesgos?
El uso de software de gestión de riesgos tiene muchas ventajas, por lo que es fundamental conocerlas antes de decidir si incorporarlo o no a su estrategia de gestión de riesgos. El software de gestión de riesgos tiene los siguientes beneficios:
- Estandarizar el procedimiento: Para facilitar la visualización del panorama general de riesgos, es fundamental lograr coherencia en la implementación del Sistema de Gestión de Riesgos.
- Defina responsabilidades: Tener responsabilidades claramente definidas hace que sea mucho más fácil gestionar el riesgo y dar retroalimentación.
- Registra la información en una ubicación central porque tener los datos centralizados te da muchas ventajas a la hora de analizarlos. Esto es importante para el proceso de gestión de riesgos.
- Distribuir acciones: Tener una cultura de riesgo significa que cada empleado de su organización sea consciente de su responsabilidad en la gestión de riesgos y de los pasos que deben seguir para minimizar o gestionar el riesgo.
- Notificar y divulgar todas las acciones: Esta idea también es parte de la cultura del riesgo; permite a las personas acceder a la información y comprender su lugar en el sistema de gestión de riesgos.
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Estas ventajas contribuyen a la promoción y difusión de una cultura de gestión de riesgos dentro de su organización. Combinadas con acciones internas, mantener una base de riesgos constantemente actualizada en la empresa facilita que las personas dentro de la organización reciban retroalimentación cuando se revisa nuevamente el riesgo o cuando se produce un incidente.
Siempre es relevante considerar acciones que estimulen y ayuden a los miembros de su empresa a reflexionar sobre los riesgos asociados a los procesos que gestionan y ejecutan. Sin embargo, indudablemente, contar con un Software de Gestión de Riesgos hará que la comunicación sea cada vez más transparente y contribuirá a mantener a su personal debidamente informado.
Un Sistema de Gestión de Riesgos representa una herramienta de incalculable valor para su organización. Lograr su estructuración e implementación exitosa garantizará que los riesgos en su organización dejen de ser una fuente de preocupación y se conviertan en oportunidades para el crecimiento y la mejora de sus procesos. En Pensemos, contamos con años de experiencia en la implementación de Sistemas de Gestión de Riesgos con una perspectiva GRC que proporciona una visión integral de gobierno, riesgo y cumplimiento.
